Documentos y facturación
Facturas, albaranes, pedidos y contratos leídos, comprobados y registrados sin que nadie los teclee.
Una empresa que recibe 300 facturas de proveedor al mes dedica entre 25 y 50 horas mensuales a abrirlas, extraer cuatro campos y teclearlos. A 24 € la hora cargada, son entre 7.200 y 14.400 € al año en un solo proceso administrativo.
Cómo funciona el flujo
- Captura. Buzón dedicado, carpeta compartida o portal de proveedor. Todo lo que entra queda registrado antes de tocarse.
- Extracción. OCR para el texto y modelo de lenguaje para entender el documento: emisor, NIF, base, cuotas, líneas de detalle, condiciones de pago. Cada campo con su puntuación de confianza.
- Validación. Cruce contra el pedido, contra el albarán y contra el maestro de proveedores. Suma de líneas frente a total. NIF contra el censo.
- Decisión. Si todo cuadra y la confianza supera el umbral, se registra. Si no, va a una bandeja humana con el motivo señalado. Esa frontera la decides tú, y se puede mover.
- Registro. Asiento en el ERP, documento archivado con su referencia, traza completa de qué se decidió y por qué.
Qué documentos
| Tipo | Dificultad | Nota |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Baja | El caso con mejor retorno y menor riesgo. Suele ser el piloto. |
| Albarán y pedido | Baja-media | Formatos muy heterogéneos entre proveedores. |
| Extracto bancario | Media | Mejor por Norma 43 o API bancaria que por PDF. |
| Contrato y póliza | Alta | Extracción de cláusulas y vencimientos. Siempre con revisión humana. |
| Documentación técnica | Alta | Planos, fichas, certificados. Caso a caso. |
Verifactu: el plazo que obliga a tocar la facturación
El sistema de facturación verificable de la AEAT obliga a miles de empresas españolas a revisar cómo emiten y registran facturas. Es trabajo que hay que hacer igualmente — y es el mejor momento para automatizar de paso lo que ya se hacía a mano. Si vas a abrir ese proceso, ábrelo una sola vez.
Preguntas
¿Qué precisión tiene la extracción?
Depende del documento y no te vamos a dar un porcentaje de folleto. Lo que sí hacemos es medirlo con tus documentos reales durante el piloto y fijar el umbral de confianza a partir de esa medición. Lo que no supera el umbral va a revisión humana.
¿Se integra con Sage o A3?
Sí, y también con Holded, Odoo, Contasol, Dynamics y cualquier sistema con API o importación estructurada. Más sobre integración.
¿Los documentos salen de la UE?
No, salvo que tú lo autorices expresamente. Cómo tratamos los datos.
¿Hablamos de tu proceso?
Diagnóstico exprés en tres días laborables. Respondemos el mismo día.